Le module en bref
Un projet regroupe tout ce qui concerne une mission pour un client : les tâches à faire, qui s'en occupe, les dates, le temps passé, les frais et les factures. Chaque projet a quatre onglets : Tableau, Planning, Temps & frais et Facturation.
- Au forfait : un prix fixe, facturé en plusieurs fois (acompte, livraison, solde…).
- En régie : vous facturez le temps passé au taux horaire, plus les frais engagés.
Les projets sont gérés par le propriétaire et les gérants de l'entreprise. Vos employés (module Équipe) peuvent être assignés aux tâches et aux temps saisis, sans avoir de compte.
Créer un projet
Le plus simple est de partir d'un devis accepté : le client, le prix et les tâches sont repris automatiquement.
- 1Ouvrez le devis (ou la facture proforma) dans Factures & devis.
- 2Touchez Créer le projet.
- 3Vérifiez le nom, le mode de facturation et les dates ; cochez Une tâche par ligne du devis si vous le souhaitez.
- 4Validez : le devis passe à « Accepté » et un lien vers le projet apparaît dessus.
Sans devis, touchez Nouveau projet dans Projets et renseignez le client, le mode de facturation, le prix du forfait ou le taux horaire, la TVA et les dates.
Le tableau des tâches
Le Tableau range les tâches en colonnes (À faire, En cours, En revue, Terminé). Glissez une carte d'une colonne à l'autre pour la faire avancer ; l'avancement du projet se met à jour tout seul.
- Une tâche peut avoir un responsable, une priorité, un début, une échéance, un nombre d'heures prévu et une liste d'étapes à cocher.
- Les colonnes se renomment, s'ajoutent et se réordonnent ; une colonne peut être marquée « terminée ».
- Une tâche dont l'échéance est passée apparaît en retard ; le nombre de tâches en retard s'affiche dans le menu.
Le planning
Sur ordinateur, le Planning affiche un diagramme de Gantt : une barre par tâche datée, les jalons de facturation, la date du jour et la fin prévue du projet. Passez de l'échelle Jours à Semaines selon la durée du projet.
- 1Glissez une barre pour décaler la tâche : début et échéance bougent ensemble.
- 2Glissez le bord gauche ou droit d'une barre pour changer seulement le début ou l'échéance.
- 3Touchez une barre pour ouvrir la tâche.
Sur téléphone, le planning est une liste dans l'ordre chronologique, avec les tâches en retard en premier.
Temps passé et frais
Dans Temps & frais, touchez Saisir du temps : la durée s'écrit librement (« 1h30 », « 45min », « 2 » pour 2 heures). Choisissez la tâche, l'intervenant et décochez Facturable au client pour du temps interne.
- Le taux horaire du projet est repris sur chaque saisie et peut être changé pour une saisie particulière.
- Ajouter un frais enregistre une dépense (déplacement, licence…), refacturée au client ou non.
- Cochez Payé depuis la caisse pour enregistrer en même temps la sortie de caisse ; elle suit les modifications du frais et disparaît s'il est supprimé.
Au forfait aussi, saisir le temps est utile : la tuile Temps passé le compare aux heures prévues pour savoir si le projet reste rentable.
Facturer un forfait par jalons
- 1Dans Facturation, touchez Plan 30 / 40 / 30 (acompte, livraison, solde) ou ajoutez vos propres jalons avec Jalon, en pourcentage du prix ou en montant.
- 2Le moment venu, touchez Facturer sur le jalon : une facture « paiement échelonné » est créée en brouillon et s'ouvre.
- 3Vérifiez-la, émettez-la, puis marquez-la payée à réception du paiement.
- Chaque facture rappelle le total à payer, ce qui est déjà payé et le reste ; elles sont regroupées avec le devis d'origine.
- Le reste à facturer tient compte des brouillons : un même montant ne peut pas être facturé deux fois.
- Une fois tous les jalons facturés, Facturer le solde facture ce qui reste du prix.
- Si vous changez le prix du projet, les jalons en pourcentage pas encore facturés suivent ; ceux déjà facturés gardent leur montant.
Facturer en régie
- 1Dans Facturation, le bloc Facturer le temps et les frais montre ce qui attend d'être facturé.
- 2Choisissez la présentation : Une ligne par tâche, Une ligne par intervenant ou Une ligne par saisie.
- 3Indiquez éventuellement une date dans Jusqu'au (par exemple la fin du mois), puis touchez Créer la facture.
La facture est créée en brouillon avec les heures au taux horaire et les frais refacturables, et la période couverte en note. Seuls les temps facturables et les frais refacturables y figurent.
Corriger une facture
Un jalon, un temps ou un frais déjà facturé ne se modifie plus : c'est ce qui garantit que la facture correspond au projet.
Pour corriger, annulez la facture (ou supprimez-la si elle est encore en brouillon) : le jalon, les temps et les frais qu'elle contenait redeviennent « à facturer », et vous pouvez refaire une facture juste.
Un projet qui a des factures ne se supprime pas : passez-le en Terminé ou Annulé pour le ranger.